Política de privacidad
POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y USO DE DATOS ZOCO ESPECIAAS E INGREDIENTES S.A.S
ZOCO ESPECIAS E INGREDIENTES S.A.S. en aras de velar por la seguridad de los datos personales; para garantizar a todas las personas que trabajan de manera conjunta con nosotros, ya sea de forma directa o indirecta, el tratamiento idóneo de su información personal, se crea el presente manual, el cual presenta un sistema de procedimientos para el manejo adecuado de la información.
ZOCO ESPECIAS E INGREDIENTES S.A.S., se acoge a las disposiciones generales contenidas en la Ley 1581 de 2012, en los Decretos 1377 de 2013, 1074 de 2015 y 1759 de 2016 y las Circulares Externas 001 de 2016 y 001 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio, con la finalidad de expedir este manual de protección y uso de datos personales de todas las personas que trabajan a su servicio o aquellas que tiene algún tipo de relación comercial tales como proveedores, accionistas, acreedores, deudores, entre otros; el manual se regirá por los principios de legalidad, libertad veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
CONTENIDO
DATOS GENERALES DE ZOCO ESPECIAS E INGREDIENTES S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN DE DATOS
CAMBIO DE POLITICAS EN EL TRATAMIENTO DE DATOS.
DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS
DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS
LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES,
PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES
TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS
DATOS GENERALES DE ZOCO ESPECIAS E INGREDIENTES S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
NIT: 901643958
Domicilio: CR 21 17 53 - La Ceja, Antioquia
Conmutador: +57 3243032752
Correo Electrónico gerencia@zocoespecias.com
OBJETIVO
El manual de protección y uso de datos de ZOCO ESPECIAAS E INGREDIENTES S.A.S tiene como objeto brindar las garantías Constitucionales que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información recogida sobre ella en bancos de datos, como ofrecer mecanismos internos que permitan proporcionar seguridad a cualquier clase de dato recopilado por nuestra empresa.
DISPOSICIONES LEGALES
- Constitución Política, artículo 15
- La Ley 1581 de 2012,
- Decretos 1377 de 2013, 1074 de 2015 y 1759 de 2016
- Las Circulares Externas 001 de 2016 y 001 de 2017
DEFINICIONES Y CONCEPTOS
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita que debe realizar el Responsable del tratamiento de los datos al Titular de los mismos, donde informe las políticas y modos de uso de los datos relacionados en el caso.
Base de datos: Conjunto, compilación, recopilación, de datos organizada de una o varias personas relacionadas por materia o un mismo contexto.
Datos Indispensables: Se entienden como aquellos datos personales de los Titulares imprescindibles para llevar a cabo la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.
Datos Personales: Es la información que puede usarse para la identificación, localización o contacto con una persona natural determinada o determinable. Es importante anotar que algunos de estos datos son públicos, bien sea porque hacen parte de la información pública de cada persona natural, o por decisión propia de la persona. Así mismo algunos datos personales se les deben dar la categoría de especial, pues la información que contienen puede ser negativa si se hace su publicación.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
Dato Público: Se considera dato público todo aquel que no sea semiprivado, privado o sensible, es decir, que pueden estar contenidos en registro, documento público, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Están conformados por todo tipo de dato al cual se le deba implementar un uso especial, pues la información contenida puede afectar la intimidad...” cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico la orientación política, las convicciones Religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de Derechos…”
Habeas Data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
Responsable Del Tratamiento: Persona natural o jurídica encargada de ejecutar las operaciones que recaen sobre los datos.
Titular: Es la persona cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o encargando del tratamiento de datos personales, ubicados en Colombia envía datos a un receptor que se encuentra fuera o dentro del país y este también es Responsable del tratamiento de los mismos.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica comunicación de los mismos, dentro o fuera del territorio nacional, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento De Datos: Es todo tipo de proceso, operación, o actuación que se ejecuta sobre los datos suministrados.
Cliente: se refiere a la persona natural con quien sostiene una relación de tipo civil o comercial en desarrollo del objeto social de la Sociedad.
Política de tratamiento: Consagra la política de tratamiento de datos personales aplicada en la Sociedad en cumplimiento a lo establecido en la ley estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos.
Principios para el Tratamiento de Datos: Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales, y el derecho a la información.
Recolección de los datos personales: Es el proceso mediante el cual se recaudan datos personales, los cuales, conforme a los principios de finalidad y libertad, deberán limitarse a aquellos que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del titular.
Violación de Datos Personales: Es la conducta que atenta contra la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de datos y de los sistemas informáticos, que se encuentran tuteladas por la ley 1273 de 2009.
PRINCIPIOS RECTORES
Principio de legalidad: Los datos y el tratamiento que se le haga a los mismos deben estar bajo las disposiciones legales y regladas por las mismas.
Principio de finalidad: El manejo de los datos debe tener una finalidad específica, acorde con principios legales y siguiendo las políticas del tratamiento de datos, las cuales deberán ser informadas al Titular.
Principio de libertad: Solo se podrán ejercer actuaciones con permiso expreso y tácito del Titular, habiéndole informado las mismas políticas y realizaciones que se fueran a ejecutar con los datos en mención.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento de datos debe garantizarse al Titular el derecho de que en cualquier momento y sin restricciones el responsable del tratamiento de información acerca de la existencia de los datos que le conciernen.
Principio de acceso y circulación restringida: Solo podrán tener acceso a los datos personas encargadas del tratamiento de los mismos o autorizadas por el Titular. Los datos personales que no sean públicos, no podrán ser publicados en internet ni en otros medios de divulgación a menos de que esto se haga para uso del Encargado del tratamiento de los mismos o con autorización del Titular.
Principio de seguridad: El tratamiento que se le haga a los datos, debe hacerse de la forma técnica, humana, y bajo las medidas correctas para brindarle seguridad al autor o al Encargado de los tratamientos de estos datos.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada la relación.
AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN DE DATOS
LA AUTORIZACIÓN para la recolección de datos deberá realizarla el Titular de los datos, manifestando de forma verbal o escrita su consentimiento para la utilización y recolección de los mismos; el Encargado del tratamiento de los datos, tiene como deber informar al Titular de las políticas de uso, es decir, el fin con el cual será necesitada la información pedida. Esto lo deberá realizar en el momento de la recolección de los datos.
Se entenderá entregada la autorización del título cuando se haga por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
NO se necesitará autorización en los siguientes casos:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
- Datos de naturaleza pública
- Casos de urgencia médica o sanitaria
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
- Siempre se deberá mantener prueba de la forma en cómo se autorizó el manejo de datos.
De igual forma el Titular podrá en todo momento solicitar al Responsable o Encargado, la supresión de sus datos personales, revocar la autorización otorgada o la actualización de la información para el tratamiento de los datos, esto se hará mediante la presentación de un reclamo o solicitud, para lo cual ZOCO ESPECIAAS E INGREDIENTES S.A.S habilitará el correo gerencia@zocoespecias.com y tendrá un término de quince días (15) hábiles contados a partir de la fecha de recepción del correo para dar respuesta a la solicitud o reclamo realizado por el Titular.
CAMBIO DE POLITICAS EN EL TRATAMIENTO DE DATOS.
Cuando el Encargado y Responsable del tratamiento de los datos por algún motivo justificado cambie las políticas, deberá informar al Titular de los cambios que se han realizado, esto lo debe de hacer en el momento de la implementación de las nuevas disposiciones.
DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS
El Artículo 8° de la ley 1581 de 2012 señala los siguientes Derechos de los Titulares de los datos.
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Estos derechos igualmente los podrán aplicar:
1. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar alta calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS
1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
6. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
7. Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley;
8. Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ellas;
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley;
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
12. Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
PERSONALES
Los Responsables del manejo y tratamiento de datos, solo podrán recolectar, solicitar, hacer uso y demás disposiciones de los datos personales para fines relacionados con su objeto social y en especial para fines legales, contractuales o comerciales. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, el Responsable y el Encargado deberán proceder a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES,
CONSULTAS Y RECLAMOS
ZOCO ESPECIAAS E INGREDIENTES S.A.S. ha designado como área responsable de velar por el cumplimiento de esta política al interior de la institución a la Dirección Administrativa con el apoyo de la persona encargada del mantenimiento de los datos personales de los Titulares. Ellos estarán atentos para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los Titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través del correo electrónico.
PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES
Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en ZOCO ESPECIAAS E INGREDIENTES S.A.S. quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará a través del correo y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante ZOCO ESPECIAAS E INGREDIENTES S.A.S el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a ZOCO ESPECIAAS E INGREDIENTES S.A.S. por el correo electrónico con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el correo con el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Petición de actualización, rectificación y supresión de datos: CENTRO MEDICO DERMATOLÓGICO Y DEL TORAX S.A.S rectificará y actualizará, a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular allegará la solicitud al correo electrónico gerencia@zocoespecias.com indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición.
Revocatoria de la autorización y/o supresión de datos: Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello ZOCO ESPECIAAS E INGREDIENTES S.A.S. pondrá a disposición del Titular el correo electrónico gerencia@zocoespecias.com. Si vencido el término legal respectivo, la empresa, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
MEDIDAS DE SEGURIDAD
ZOCO ESPECIAAS E INGREDIENTES S.A.S cuenta con las medidas de seguridad suficientes para proteger a todos nuestros trabajadores, clientes, proveedores y asociados; como muestra principal, el presente manual de protección de datos, regido por la normatividad legal nacional vigente, donde intentamos abarcar todos los aspectos necesarios para brindar garantías de protección.
Además de lo anterior utilizaremos como fundamento el uso de autorizaciones personalizadas para cada uno de nuestros trabajadores, clientes, y demás personas que en algún momento se vinculen con nosotros, cláusulas de confidencialidad a empleados claves sobre el uso de las bases de datos y capacitación y comunicaciones masivas al personal administrativo para el uso óptimo de la información contenida en los bancos de datos.
La confidencialidad y la integridad de los datos almacenados en los sistemas de ZOCO ESPECIAAS E INGREDIENTES S.A.S están protegidos por códigos de acceso y contraseñas que aseguran que solamente empleados autorizados tengan acceso. Además, la persona encargada de sistemas será la Responsable de la administración de los controles de acceso a todos los sistemas de Información de la compañía, así como a los diferentes servicios ofrecidos como Internet, Intranet, carpetas compartidas, entre otros. Así mismo se deshabilitará los códigos de usuario de las personas que se encuentren en vacaciones, incapacitados y/o en permisos remunerados o no remunerados, según se encuentre el registro respectivo en el Sistema de información de Nómina, y serán habilitados de la misma forma. Igualmente se eliminarán los códigos de usuario de los empleados que sean retirados de la nómina.
TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS
PERSONALES
Para las transferencias internacionales de datos personales de los Titulares, ZOCO ESPECIAAS E INGREDIENTES S.A.S. tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la empresa y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe ZOCO ESPECIAAS E INGREDIENTES S.A.S, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
Notas aclaratorias:
El Artículo 19 de la ley 1581 de 2012 señala que la Autoridad Competente para la Protección de Datos es La Superintendencia de Industria y Comercio, a través de una Delegación para la Protección de Datos Personales, donde se ejercerá la vigilancia para garantizar que en el Tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos.
El Artículo 26 de la ley 1581 de 2012 prohíbe la transferencia de datos personales a países terceros que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia.
SANCIONES
La Ley de Protección de Datos ha consagrado en su Artículo 23 las sanciones por el incumplimiento de alguna de las obligaciones previstas, la Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:
Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó;
Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar;
Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio;
Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;
Parágrafo. Las sanciones indicadas en el presente artículos sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.
VIGENCIA
Esta Política de Tratamiento de datos personales tiene vigencia desde la creación de la sociedad y los datos recolectados, utilizados o transmitidos permanecerán en la Base de Datos de ZOCO ESPECIAAS E INGREDIENTES S.A.S. en virtud de los criterios de temporalidad y necesidad por el tiempo y/o periodo que se necesiten para soportar las actividades por las cuales fueron almacenados.